El Pipeline Presupuesto → Orden → Factura
El día a día de un taller gira en torno a 3 documentos:
- Presupuesto — estimación de los trabajos para validación del cliente
- Orden de Reparación (OR) — orden interna para el taller, con validación del cliente
- Factura — emitida una vez realizados los trabajos
MekaDesk gestiona el pipeline completo: un presupuesto se transforma en OR con un clic, y luego en factura cuando los trabajos están terminados. Cada documento conserva la trazabilidad al anterior, y los presupuestos convertidos quedan claramente identificados en la lista.
Papel, Excel o Software Especializado: la Comparativa
| Libreta / Excel | MekaDesk | |
|---|---|---|
| Crear un presupuesto | 10-15 min, maquetación manual | 2-3 min, plantilla lista con tus tarifas de mano de obra |
| Presupuesto aceptado → factura | Se vuelve a teclear todo (riesgo de descuadre) | Conversión con un clic, líneas idénticas |
| Numeración | A mano, saltos y duplicados frecuentes | Automática (máximo + 1); no borres facturas emitidas |
| IVA | Calculado línea a línea, errores habituales | Tipo por defecto del país, cálculo automático |
| Factura electrónica | No conforme | Factur-X embebido (talleres de Francia y Bélgica); España: no disponible |
IVA Multi-País Configurado para 10 Países
Los tipos de IVA se aplican según el país de tu taller:
- España (IVA peninsular 21/10/4 %, sin IGIC canario), Italia, Portugal (IVA)
- Francia (TVA), Bélgica, Luxemburgo, Países Bajos (BTW)
- Alemania (MwSt)
- Reino Unido (VAT), Suiza
Los tipos son fijos por país (no se pueden añadir tipos personalizados) y algunas etiquetas de los PDF siguen en francés. MekaDesk no gestiona el IGIC (Canarias) ni el IPSI (Ceuta y Melilla).
Facturación electrónica: situación por país
En España la factura electrónica B2B tiene calendario oficial (octubre de 2027 para empresas con más de 8 M€ de facturación, octubre de 2028 para el resto) y exigirá el formato UBL con la extensión española de la AEAT. MekaDesk no está conectado a la solución pública ni a plataformas privadas españolas:
- Factur-X (norma europea EN 16931) para talleres establecidos en Francia o Bélgica; en España, facturas PDF clásicas
Tus facturas siguen siendo PDF clásicos y legibles para particulares.
Numeración automática
MekaDesk genera automáticamente los números de presupuesto, OR y factura según el formato que hayas configurado (ej. FA-2026-0001). El motor propone el máximo existente + 1; si eliminas la última factura, su número vuelve a quedar libre y si eliminas otra queda un hueco: no borres facturas emitidas.
Si se detecta un duplicado (sincronización multi-dispositivo), el número se reasigna automáticamente con una alerta visible.
Del Taller al Email del Cliente
Un presupuesto solo vale si llega rápido. Desde MekaDesk, cada presupuesto o factura se exporta en PDF profesional con tu logo, tus datos y tu firma, listo para imprimir en el mostrador — o se envía por email con un clic, con el PDF adjunto y un mensaje en el idioma de tu taller.
El documento queda marcado como «Enviado el…» en tu lista, y si el cliente responde, su respuesta llega directamente al email de tu taller. Se acabaron los viajes entre el programa, la impresora y el correo.
Preguntas Frecuentes
¿Qué datos debe incluir una factura de taller?
Identidad y NIF del taller, datos del cliente, matrícula del vehículo, detalle de piezas y mano de obra, tipo e importe de IVA, número de factura secuencial y fecha. MekaDesk rellena estos campos automáticamente desde la ficha del cliente y del vehículo.
¿Puedo convertir un presupuesto aceptado en factura sin volver a teclearlo?
Sí, con un clic: el presupuesto se convierte en orden de reparación y luego en factura, o directamente en factura. Líneas, cantidades, descuentos e IVA se conservan idénticos, y cada documento guarda la traza de su origen.
¿Cómo envío un presupuesto o una factura al cliente?
Cada documento se exporta en PDF listo para imprimir, y puede enviarse por email directamente desde MekaDesk: el cliente recibe el PDF adjunto y su respuesta llega al email de tu taller.
¿Cumple MekaDesk con Veri*Factu?
No. MekaDesk no es un sistema Veri*Factu (Real Decreto 1007/2023) y no genera los registros de facturación que exige esa norma. Genera facturas en PDF con numeración automática; el XML Factur-X (norma europea EN 16931) solo se incorpora para talleres establecidos en Francia o Bélgica. Las sociedades españolas deberán facturar con un sistema adaptado desde el 1 de enero de 2027 y los autónomos desde el 1 de julio de 2027 (territorio común), salvo aplazamiento oficial; en el País Vasco y Navarra rigen sistemas forales propios (TicketBAI, NaTicket) que MekaDesk tampoco cumple: consulta a tu asesor.
Si borro una factura, ¿la numeración sigue siendo correcta?
MekaDesk propone el siguiente número a partir del máximo existente. Si borras la última factura emitida, su número queda libre y volverá a proponerse; si borras otra, queda un hueco. La normativa española prohíbe reutilizar números y exige corregir mediante factura rectificativa: MekaDesk no gestiona facturas rectificativas ni anulaciones, así que no borres facturas emitidas y consulta a tu asesor para corregirlas. Si se detecta un duplicado al sincronizar varios dispositivos, el número se reasigna con una alerta.