¿Para qué sirve una orden de reparación?
La orden de reparación es el contrato del taller. Firmada por el cliente al dejar el vehículo, fija lo que está autorizado a hacer y a qué precio, y deja constancia del estado del vehículo que le confían. Le protege en las tres reclamaciones más frecuentes:
- «Yo nunca pedí eso»: los trabajos y el importe estimado están escritos y firmados;
- «Ese arañazo no estaba»: el estado del vehículo a la entrada queda descrito;
- El vehículo que nadie recoge: la fecha de entrega, el derecho de retención y los gastos de estancia están anunciados.
Sirve también de hoja de trabajo para el mecánico y de base para la factura: lo realmente hecho se compara con lo acordado.
Qué debe incluir una orden de reparación de taller
- Identidad del taller: denominación, dirección, NIF/CIF, contacto;
- Identidad del cliente y una forma rápida de localizarle (móvil);
- Vehículo: matrícula, marca y modelo, número de bastidor, kilómetros a la entrada, nivel de combustible;
- Número de orden, fecha de entrada y fecha de entrega prevista;
- Trabajos solicitados y síntomas descritos por el cliente, con el detalle estimado de piezas y mano de obra;
- Importe estimado y límite de autorización a partir del cual hace falta una nueva conformidad;
- Estado del vehículo constatado a la entrada y objetos dejados a bordo;
- Entrega de las piezas sustituidas al cliente;
- Condiciones: derecho de retención, gastos de estancia, prueba en carretera, resguardo de depósito;
- Firmas del cliente y del taller.
La plantilla en blanco y el generador de arriba siguen esta estructura.
Orden de reparación, presupuesto y factura: ¿qué diferencia hay?
El presupuesto es una propuesta de precio, antes de la aceptación. La orden de reparación recoge la aceptación y la entrada del vehículo. La factura llega después de los trabajos y refleja lo realmente realizado. En la práctica, una orden valorada y firmada hace las veces de presupuesto aceptado, y un presupuesto firmado puede servir de orden si indica el estado del vehículo y la fecha de entrega.
Para un presupuesto puntual use el generador gratuito de presupuestos para taller; para el día a día, MekaDesk encadena presupuesto y orden de reparación.
Más allá de una orden ocasional
La plantilla resuelve una orden de vez en cuando. En el día a día, volver a teclearlo todo sale caro: el cliente y el vehículo ya existen, la orden debería salir del presupuesto aceptado sin reescribir una línea, y el cliente quiere que le avisen cuando su coche está listo.
MekaDesk encadena presupuesto → orden de reparación sin volver a teclear, envía la orden al cliente por email para su conformidad, memoriza sus tarifas por hora, adjunta fotos del estado del vehículo y avisa al cliente en cada cambio de estado. Funciona incluso sin conexión a internet, por 9,99 € al mes, impuestos incluidos. En España, MekaDesk no emite facturas.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la orden de reparación en un taller?
En España, el Real Decreto 1457/1986 sobre talleres de reparación de vehículos obliga a entregar al cliente un presupuesto previo por escrito, salvo que renuncie expresamente a él, y un resguardo de depósito cuando el vehículo se queda en el taller. También obliga a poner a disposición del cliente las piezas sustituidas. La orden de reparación reúne todo eso en un solo documento firmado: por eso el sector la usa con cada vehículo que entra.
¿Qué diferencia hay entre orden de reparación, presupuesto y factura?
El presupuesto es una propuesta de precio, antes de la aceptación. La orden de reparación recoge la aceptación del cliente y la entrada del vehículo: trabajos solicitados, importe estimado, estado del vehículo a la entrada y límite a partir del cual hace falta una nueva autorización. La factura llega después de los trabajos y refleja lo realmente realizado. Una orden de reparación valorada y firmada puede hacer las veces de presupuesto aceptado.
¿Qué hacer si hacen falta trabajos adicionales durante la reparación?
Avisar al cliente y obtener su conformidad antes de realizarlos, salvo que entren en el límite de autorización fijado en la orden. Anote la conformidad (fecha, hora, medio: teléfono, SMS, email) en la orden o en su programa de gestión: en caso de reclamación, esa traza es la que cuenta.
¿Debe firmar el cliente la orden de reparación?
Sí, ese es el sentido del documento: la firma del cliente vale como aceptación de los trabajos, del importe estimado y del estado del vehículo constatado a la entrada. El taller firma también. Entregue una copia al cliente (papel o PDF por email) y conserve la suya con la factura.
¿Esta plantilla de orden de reparación es gratis y se guardan mis datos?
Sí, la plantilla en blanco y el generador son gratuitos, sin cuenta y sin marca de agua. El PDF se genera en su navegador: no se envía nada a ningún servidor. Solo los datos de su taller pueden guardarse en su dispositivo para no volver a escribirlos.